Wie lege ich neue Benutzer an?

Anlegen neuer Benutzer

Wenn Sie über die entsprechenden Rechte im Portal verfügen, können Sie jederzeit und unbegrenzt neue Benutzer für die Anwendung von COREDINATE anlegen.

Wie das geht, zeigen die folgenden Schritte

1. Melden Sie sich im Portal an

2. Klicken Sie links im Hauptmenü auf "Administration" und dann auf "Benutzer"

3. Es öffnet sich nun eine Auflistung aller Benutzer, die bisher angelegt wurden.

4. Klicken Sie nun auf  rechts oberhalb dieser Liste

5. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die wichtigsten Benutzerdaten eintragen können

Die Vergabe der E-Mail-Adresse ist nicht zwingend notwendig, da Sie ein Passwort vergeben, was im Falle eines Falles bei Ihnen erfragt oder von Ihnen überschrieben werden kann.

Es macht aber Sinn, eine E-Mailadresse anzugeben, da der Benutzer sich dann bei Verlust seines Passwortes ein neues Passwort via E-Mail schicken lassen kann.

Bitte beachten Sie, dass wir aus Sicherheitsgründen bei der Vergabe zwei Kleinbuchstaben, zwei Großbuchstaben sowie zwei Zahlen zwingend vorschreiben (Die Reihenfolge dieser Kombination ist egal). COREDINATE prüft schon während der Eingabe, ob diese Bedingungen vorliegen und zeigt erfüllte Bedingungen grün an, nicht erfüllte orange. Erst wenn alle drei Bedingungen grün angezeigt werden, ist ein ausreichend sicheres Passwort vergeben (welches Sie noch einmal bestätigen müssen) und der Benutzer kann angelegt werden.

Bitte wählen Sie in Ihrem eigenen Interesse zudem ein Passwort, dass nicht allzu leicht abgeleitet werden kann!

Wählen Sie nun im folgenden Popup die Rechte aus, welche der Benutzer erhalten soll.
Dazu klicken Sie bitte auf die Symbole für das Portal und/oder die App und wählen die benötigten Rechte einfach durch vordefinierte Rollen oder einzeln aus

Hier kann sich der Benutzer zwar im Portal anmelden, er sieht jedoch noch rein gar nichts.

Erst im folgenden, wenn Rechte ausgewählt werden, kann der Benutzer gemäß den vergebenen Rechten Dinge im Portal sehen oder ändern (verwalten)

Durch klicken auf "Fortfahren" rechts unten gelangen Sie in die Ansicht der Zuordnungen.
Je nachdem ob es sich z.B. um einen Kunden handelt, welcher Zugriff auf das Portal bekommen soll, müssen die richtigen Zuordnungen gesetzt werden, damit Ihr Kunde nur das sieht, was ihn etwas angeht.

Setzen Sie die Zuordnung falsch, so ist es möglich, dass Ihr Kunde alles unternehmensweit (also von allen Kunden) von Ihnen sehen kann!

6. Sobald der Benutzer gespeichert wurde, werden wir direkt in die Detailansicht des neuen Benutzers geleitet, die sich in die folgenden Bestandteile aufteilen lässt:

Es gibt die Möglichkeit, dass Sie beim Anlegen eines neuen Benutzers wählen können, ob dieser beim ersten Login sein Passwort ändern muss. Dazu aktivieren Sie einfach nur folgenden Schalter:

Nun muss der Benutzer beim ersten Login sein Passwort ändern

Fehlende Daten zeigt COREDINATE immer in oranger Farbe an. Wir sehen bei der Neuanlage eines Benutzers also, dass hier noch Angaben fehlen! Hierzu gleich mehr weiter unten in diesem Kapitel.

Informationen

In diesem Bereich können Sie eher allgemeine Angaben verwalten wie z. B.

• Benutzername
• Passwort (nicht lesbar, nur überschreibbar)
• Vor- und Nachname
• Verknüpftes Zugangsmedium
• Telefonnummern
• Benutzer aktiv/inaktiv stellen

Es ist möglich, einzelne Benutzer nicht gleich komplett zu löschen, es genügt schon das Umschalten auf "Inaktiv" und der Benutzer kann nicht mehr mit COREDINATE arbeiten.

Nutzerzuordnung

Hier legen Sie "räumlich" fest, auf welche Kunden und Bereich Ihr Benutzer Zugriff hat. Da COREDINATE nicht wissen kann, auf welche Ihrer Kunden und Bereiche der Benutzer zugeordnet werden soll, wird jeder neue Benutzer immer auf der höchsten Ebene angesiedelt, der Unternehmensebene. Möchten Sie dafür sorgen, dass Mitarbeiter A nur Zugriff auf Objekt A haben soll, können Sie dies jederzeit an dieser Stelle vornehmen.

Kundenzugriff auf das Portal

Wenn Sie einem Ihrer Kunden Zugriff auf das Portal gewähren wollen, achten Sie bitte ganz besonders auf die Zuordnung des Nutzers - Die Nutzerzuordnung muss so gewählt werden, dass er nur seine eigenen Bereiche sehen kann.

Wenn Sie hier diese Nutzerzuordnung vergessen einzustellen, kann Ihr Kunde, dem Sie Zugriff auf das Portal gewährt haben Unternehmensweit, also alle Kunden und Bereiche und alle Einträge sehen, die von Ihrem Unternehmen betreut werden, obwohl er eigentlich nur Kunde A/Bereich A sehen dürfte.

 

Rechte

Jeder Benutzer, der das Recht hat "Am Portal anmelden" kann sein eigenes Profil außer der Nutzerzuordnung komplett ändern, unabhängig davon, ob er überhaupt nur ein Recht besitzt. Der Benutzer muss nur darauf aufpassen, dass er sich nicht selbst deaktiviert.

An dieser Stelle vergeben Sie die Rechte in App und Portal. Diese Einstellungen bestimmen, wie umfangreich mit COREDINATE gearbeitet werden darf. Für normale Mitarbeiter im Objekt genügt normalerweise nur der Haken bei "An der App anmelden", da er nicht mit dem Portal zu arbeiten braucht und in der Regel auch keine administrativen Aufgaben am Handy zu erledigen hat. Vorgesetzte und Führungskräfte erhalten in aller Regel auch Zugriff auf das Portal - hier ist entsprechend der Haken bei "Am Portal anmelden" zu setzen.

Wenn Sie einem Ihrer Kunden Zugriff auf das Portal geben wollen, braucht er zu dem gesetzten Haken "Am Portal anmelden" auch noch das eine oder andere Recht, damit er z.B. Kontrollpunktscans, Rundgangerledigung oder Ereignisse sehen kann. Ein "Verwalten"-Recht benötigt der Kunde nicht, es reicht das Recht "Sehen".

Mit den Haken bei App und Portal erlauben Sie den grundsätzlichen Zugriff - die einzelnen Rechte innerhalb dieser Plattformen können Sie dann fein unterteilt durch Buttons in den Spalten "Nicht sehen", "Sehen" und "Verwalten" festlegen.

Der erste Benutzer, der bei der Ersteinrichtung angelegt wird, hat grundsätzlich alle Rechte. Dies sollte auch bei mindestens einem Benutzer so bestehen bleiben, da einmal verlorene Rechte nicht mehr vom Benutzer selbst zurückgeholt werden können.

7. Vergeben Sie entsprechend Ihren Wünschen die Rechte an den neuen Benutzer und speichern Sie diese ab

Neue Rechte werden erst wirksam, wenn sich der Benutzer neu am Portal angemeldet hat!